توفر الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية كافة الخدمات الإدارية والمالية لمختلف الوكالات والإدارات بالوزارة، ومن ضمن مهامها الأساسية تنفيذ المهام ذات العلاقة بالشؤون الإدارية والمالية، والإشراف على موظفي الإدارات التابعة ومتابعة تنفيذ كافة أعمالها، والإشراف على تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات والقرارات والأوامر المعمول بها، وتطوير العمل وفق أحدث ما توصلت إليه التقنية من خلال تنفيذ عدة مشاريع إدارية ومالية ومحاسبية لتسهيل الإجراءات وتنفيذها بالصورة السليمة.
الإشراف والمتابعة لأعمال الإدارات التالية
ومن أهم المهام والمسؤوليات للإدارات التابعة للإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية ما يلي:
الإدارة المالية:
تعد الإدارة المالية إحدى الإدارات التنفيذية المهمة، وهي تتبع الإدارة العامة للشؤون المالية والإدارية، وتختص بإنجاز كافة الإجراءات المالية المتعلقة بالصرف، وتحصيل الإيرادات، وإثبات ذلك محاسبياً في دفاترها النظامية، وطباعة التقارير للجهات الرقابية والتشريعية وذات العلاقة.
ومن أهم مهام الإدارة المالية:
• استخدام الحاسب الآلي لكافة الأعمال المالية والمحاسبية، فيما يخص الارتباطات والصرف واستخراج التقارير المالية، وإعداد البيانات التي تتصل بعمل الإدارة، وموافاة الجهات الداخلية والخارجية بما يتطلب من بيانات في حدود الصلاحيات الممنوحة.
• صرف المستحقات المالية للشركات والمؤسسات والمنظمات حسب النظام والصلاحيات الممنوحة.
• الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية لأبواب الميزانية.
• طلب الاعتمادات الإضافية وذلك بالتعاون مع الإدارة العامة للميزانية، ومتابعة الاعتمادات الخاصة ببنود الميزانية والمنصرف
• منها، وإعداد التقارير اللازمة للجهات المعنية.
• اتخاذ إجراءات تحصيل مستحقات الوزارة لدى الغير.
• مباشرة كافة الأعمال المالية والحسابية المنوطة حسب التعليمات الصادرة من وزارة المالية الخاصة بتعليمات تنفيذ الميزانية العامة للدولة والتعليمات المالية والمحاسبية، ولائحة الإيرادات في التسجيل والمتابعة والرقابة والتحصيل طبقا للنظم المتبعة.
• صرف السلف المؤقتة والمستديمة.
• إجراء العمليات لدفع الرواتب ومستحقات الموظفين في الوزارة بكافة الحقوق والمزايا.
• إعداد تقرير سنوي عن نشاط الإدارة وإنجازاتها ومقترحاتها لتحسين مستوى الأداء مستقبلًا، وإعداد الحساب الختامي، ومراعاة كل المعالجات المحاسبية، لتعزيز الموضوعية ودقة البيانات، والرد على ملاحظات ديوان المراقبة العامة وغيرها من الجهات الأخرى ذات العلاقة؛ لتعزيز الشفافية.
إدارة المشتريات والعقود:
ومن أهم المهام لإدارة المشتريات والعقود:
• استقبال ودراسة طلبات الجهات لطرح المشاريع وتوفير احتياجات الوزارة.
• إجراء عمليات ترسية المشاريع وإصدار أوامر الشراء والعقود.
• تأهيل الموردين وبناء العلاقات معهم.
• إدارة وحل نزاعات العقود.
منصة اعتماد:
ومن أهم المهام لمنصة اعتماد:
• إضافة وتعديل الصلاحيات لمستخدمي منصة اعتماد.
• إضافة المستفيدين والبيانات البنكية للموردين في منصة اعتماد.
• إقرار وتعديل خطة الدفع للموردين على منصة اعتماد.
• تعديل العقود في منصة اعتماد.
• الدعم الفني والتقني لمستخدمي منصة اعتماد.
• إعداد التقارير اليومية لأصحاب الصلاحية والمستخدمين.
الإدارة العامة للخدمات المساندة:
ومن أهم مهام الإدارة العامة للخدمات المساندة
إدارة المستودعات العامة:
• استلام الأصناف من الموردين وتخزينها في المستودعات.
• تغذية فروع الوزارة بالأصناف ومتابعة مستودع المخزون لديهم ومتابعة آلية الصرف.
• التعامل مع طلبات الصرف لدى الإدارات التابعة لديوان الوزارة.
• دعم أعمال الاستلام المباشر وإجراء النماذج الخاصة.
إدارة الخدمات العامة:
• دعم خدمات استقبال ضيوف الوزارة.
• متابعة حركة السيارات الحكومية والتأكيد على تسجيل المركبة.
• استقبال طلب الصيانة للمركبات الخدمية والتعامل معها.
• تزويد فروع الوزارة بشرائح الوقود الإلكترونية ومتابعة الاستهلاك.
• إعداد تقارير أسبوعية لجميع المركبات.
إدارة الاتصالات الإدارية:
• استلام جميع المراسلات والمكاتبات الواردة للوزارة، وإكمال إجراءات قيدها في نظام الاتصالات الإدارية، وإحالتها إلى القطاعات والإدارات المختصة بالوزارة.
• استلام جميع المراسلات والمكاتبات الصادرة إلى خارج الوزارة وتسجيلها وتسديد قيدها في نظام الاتصالات الإدارية، ومن ثم فرزها وتظريفها وإيصالها إلى جهاتها، سواء عن طريق المراسلين داخل مدينة الرياض أو عن طريق البريد الرسمي أو البريد السريع.
• أرشفة بيانات الاستلام والتسليم للمعاملات الواردة والصادرة.
• تنظيم المعاملات وكشوف الاستلام والتسليم الخاصة بالإدارة وحفظها بطريقة تساعد على سرعة استخراجها والرجوع إليها.
• الرد على جميع الاستفسارات، ومتابعة المواطنين واستعلامهم عن معاملاتهم لدى الوزارة، من خلال القسم المخصص لاستقبال المراجعين واتصالاتهم الهاتفية.